Заинтересованные стороны проекта: почему согласие ещё не означает общей цели

Заинтересованные стороны проекта — люди и группы, от чьих действий зависит его выполнение и для чьей работы что-то изменится после него. Одни создают результат, другие принимают решения, пользуются сделанным или поддерживают его после запуска. У них различаются обязательства, влияние и ожидания.

Например, в проекте общей системы заявок один участник может ожидать единую форму, другой — видимость состояния обращения, третий — уменьшение потерь при передаче работы. Знакомое название позволяет всем поддержать проект. Но дальше потребуется решить, что именно создавать и по каким основаниям считать это готовым.

Что участник связывает с общей формулировкой

Знакомое название вызывает представление о собственной работе. Участник понимает, какую его трудность должна устранить система, и может считать эту связь очевидной. Другой человек достраивает ту же формулировку из своего опыта и получает другое ожидание.

Поэтому согласие с целью нужно связать с тем, что участник рассчитывает делать иначе. Быстрее получать ответ, обходиться без ручного переноса сведений и получить право менять порядок работы — разные ожидания. Их можно согласовать, но общего названия для этого недостаточно.

При этом одинаковый язык не является самостоятельной целью. Разные описания могут относиться к частям одной согласованной работы. Одинаковые слова могут, наоборот, скрывать несовпадающие задачи. Существенно, позволяют ли действия участников получить результат, который нужен связанным с ними людям.

Почему к результату приходится возвращаться после утверждения плана

После принятия плана уточнение цели выглядит возвращением к уже решённому вопросу. Документ подготовлен, срок обещан, работа началась. Поэтому руководителю легко счесть дальнейшее обсуждение препятствием исполнению.

Но понимание инициатора не передаётся целиком вместе с формулировкой. Он может помнить, из какого затруднения возник проект. Подключившийся позже участник видит только описание и выбирает действия по тому, что из него понял. Если несовпадение обнаружится при приёмке, объяснение исходного замысла уже не вернёт потраченную работу.

В системе заявок можно создать удобную для заполнения форму, которая не собирает необходимых принимающей стороне сведений. Можно показывать статус, не установив обязательства ответить. Устранение потерь на одном участке способно добавить ручную работу на другом. Каждый локальный результат будет объясним, а общая полезность всё ещё потребует согласования.

Так выясняется связь участников через последствия решений. Завершение своей части может создавать затруднение для следующего человека. Пока эту зависимость не рассмотрели, распределение задач выглядит яснее, чем совместная работа, которую оно должно обеспечить.

Как отличить непонимание от несовместимых ожиданий

Уточнение ожиданий не означает обязательства выполнить их все. Участники действительно могут хотеть разного, а времени и возможностей может хватать только на часть результата. Тогда потребуется решение о приоритете.

Такое разногласие нужно отличать от обсуждения разных предметов. Если желаемые результаты понятны всем, но стороны по-разному оценивают их значимость, дальнейшее уточнение терминов не заменит выбора. Если же ожидания ещё не выяснены, спор о приоритете заставит каждого защищать результат, который остальные пока даже не рассматривают.

У подробности тоже есть предел. Для ближайшего решения не всегда необходимо полное описание интересов организации. Достаточно выяснить, какой результат позволит продолжить связанную работу и кто вправе принять нужное обязательство. Другие вопросы можно уточнять по мере их влияния на выбор.

В проекте системы заявок это возвращает нас к конкретному содержанию: какую работу она должна сделать возможной и каких условий для этого пока нет? Ответ может изменить первоначальный проект. Когда я поддерживал общую цель, с чем именно соглашался — с совместной работой или с пониманием, которое незаметно достроил за остальных?